| | | | | | | | | | | | | | |

E-mail Configuratie, Programma’s en Spam

Laten we e-mail eens in eenvoudige taal uitleggen, inclusief de technische details op een begrijpelijke manier.

Dit artikel had ik ook in meerdere artikels kunnen verdelen, maar ik heb er voor gekozen om alles in één overzicht te zetten. Het is een lap tekst, maar je vindt vanzelf wat je nodig hebt om te weten als je het ziet 😉
Daarom heb ik hier een kleine index gemaakt die je naar de hoofdstukken brengt.

Wat is e-mail?

E-mail, kort voor elektronische post, is een manier om berichten en bestanden uit te wisselen via het internet. Het is eigenlijk net als een digitale brief, maar dan veel sneller. Je typt een bericht op je computer of telefoon, verstuurt het, en binnen enkele seconden kan het aan de andere kant van de wereld worden gelezen.

Welke protocollen zijn er voor e-mail?

Protocollen zijn de regels en afspraken die ervoor zorgen dat computers met elkaar kunnen communiceren. Voor e-mail zijn er drie belangrijke protocollen:

  1. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Dit protocol is verantwoordelijk voor het verzenden van e-mails. Als jij op “verzenden” klikt, stuurt jouw e-mailprogramma (of webmail) het bericht via SMTP naar de e-mailserver. De e-mailserver stuurt het dan verder naar de ontvangende e-mailserver, ook weer via SMTP. Zie het als de postbode die de brief van de ene naar de andere brievenbus brengt.
  2. POP3 (Post Office Protocol versie 3): Dit protocol wordt gebruikt om e-mails op te halen van een server. Wanneer je POP3 gebruikt, worden de e-mails meestal van de server gedownload naar je computer en vervolgens van de server verwijderd. Dit betekent dat je de e-mails alleen op die specifieke computer kunt lezen. Het is alsof je de brieven uit je postbus haalt en ze mee naar huis neemt.
  3. IMAP (Internet Message Access Protocol): Ook dit protocol wordt gebruikt om e-mails op te halen, maar op een andere manier dan POP3. Met IMAP blijven de e-mails op de server staan. Je e-mailprogramma synchroniseert alleen met de server, waardoor je de e-mails vanaf meerdere apparaten (bijvoorbeeld je computer, telefoon en tablet) kunt lezen, en wijzigingen (zoals het lezen of verwijderen van een e-mail) worden overal gesynchroniseerd. Dit is meer als het bekijken van je brieven in de postbus; ze blijven daar totdat je ze expliciet weggooit, en iedereen met toegang tot de postbus kan ze zien.

DNS-instellingen (Domain Name System) voor e-mail

DNS is als het telefoonboek van het internet. Het vertaalt menselijk leesbare namen (zoals “https://www.google.com/search?q=google.com”) naar IP-adressen (zoals “172.217.160.142”) die computers kunnen begrijpen. Voor e-mail zijn er een paar belangrijke DNS-instellingen:

  • MX-record (Mail Exchange record): Dit is het belangrijkste DNS-record voor e-mail. Het vertelt andere e-mailservers welke server verantwoordelijk is voor het ontvangen van e-mails voor een bepaald domein (bijvoorbeeld “@jouwdomein.nl”). Zonder een MX-record kunnen mensen je geen e-mails sturen.
  • SPF-record (Sender Policy Framework): Dit is een DNS-record dat helpt bij het tegengaan van spam en spoofing (wanneer iemand zich voordoet als iemand anders). Het SPF-record specificeert welke servers geautoriseerd zijn om e-mails te versturen namens jouw domein. Als een e-mail van een niet-geautoriseerde server komt, kan de ontvangende server besluiten de e-mail te markeren als spam of te weigeren.
  • DKIM-record (DomainKeys Identified Mail): Dit is een digitale handtekening die aan e-mails wordt toegevoegd. Het helpt de ontvanger te verifiëren dat de e-mail daadwerkelijk afkomstig is van het beweerde domein en dat de inhoud onderweg niet is gewijzigd.
  • DMARC-record (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance): Dit record bouwt voort op SPF en DKIM. Het vertelt ontvangende e-mailservers wat ze moeten doen met e-mails die SPF- of DKIM-controles niet doorstaan (bijvoorbeeld weigeren, in spam plaatsen of alleen rapporteren). Het geeft ook feedback aan de afzender over e-mailauthenticatieproblemen.

Welke servers zijn er voor e-mail?

Er zijn verschillende soorten servers betrokken bij het e-mailproces:

  • Mail Transfer Agent (MTA): Dit zijn de servers die verantwoordelijk zijn voor het verzenden en ontvangen van e-mails tussen verschillende e-mailsystemen. SMTP wordt hiervoor gebruikt.
  • Mail Delivery Agent (MDA): Deze server is verantwoordelijk voor het afleveren van de e-mail in de inbox van de gebruiker (op de Mailbox Server).
  • Mailbox Server: Dit is de server waar je e-mails daadwerkelijk worden opgeslagen. Wanneer je je e-mailprogramma gebruikt om berichten op te halen (via POP3 of IMAP), maak je verbinding met deze server.
  • Webmail Server: Dit is een server die je toegang geeft tot je e-mails via een webbrowser (bijvoorbeeld Gmail, Outlook.com). De webmail server communiceert op de achtergrond met de Mailbox Server.

Configuratie van inkomende en uitgaande servers

Wanneer je een e-mailprogramma instelt (zoals Outlook, Thunderbird of Apple Mail), moet je de instellingen voor de inkomende en uitgaande servers configureren:

  • Inkomende server (voor ontvangen van e-mail):
    • Protocol: Je kiest hier tussen POP3 of IMAP.
    • Servernaam: Dit is het adres van de server waar je e-mails worden opgeslagen (bijvoorbeeld imap.jouwprovider.nl of pop.jouwprovider.nl).
    • Poort: Dit is een nummer dat aangeeft welk “kanaal” gebruikt moet worden voor de communicatie (bijvoorbeeld 993 voor IMAP SSL/TLS, 995 voor POP3 SSL/TLS).
    • Versleuteling (SSL/TLS): Dit is belangrijk voor de beveiliging van je communicatie. Het versleutelt de gegevens tussen je e-mailprogramma en de server, zodat niemand ze kan onderscheppen.
  • Uitgaande server (voor verzenden van e-mail):
    • Protocol: Altijd SMTP.
    • Servernaam: Dit is het adres van de server die verantwoordelijk is voor het verzenden van je e-mails (bijvoorbeeld smtp.jouwprovider.nl).
    • Poort: Meestal 587 (met TLS/STARTTLS) of 465 (met SSL).
    • Authenticatie: Je moet je meestal authenticeren met je gebruikersnaam en wachtwoord, zodat de server weet dat jij bevoegd bent om e-mails te versturen via hun systeem.
    • Versleuteling (SSL/TLS/STARTTLS): Ook hier is versleuteling essentieel.

Welke inkomend en uitgaande server?

Het spam probleem is dermate groot dat veel bedrijven een extern bedrijf tegen de spam inhuren.
Deze anti-spam bedrijven gebruiken meestal de server van de domainprovider als legitieme server en zal daardoor nooit op de spamlijst voorkomen.
Dit kan echter wel gebeuren als je je website standaard opzet.

Zoals in bovenstaande plaatje is het standaard en OK, maar dat gaat niet voor alle domeinen op.
Vandaar dat het beter is om i.p.v. mail.portal-base.com
web1.litehosting.nl als inkomende en uitgaande server te gebruiken in je configuratie.
Uiteraard is dit een voorbeeld van mijn server waar portal-base.com op staat.

Anti-spam maatregelen

Spam, ongevraagde commerciële e-mail, is een groot probleem. Er zijn verschillende maatregelen om het tegen te gaan:

  1. Server-side filtering: E-mailproviders hebben geavanceerde systemen die binnenkomende e-mails scannen op kenmerken van spam (bijvoorbeeld specifieke woorden, verdachte links, ongebruikelijke afzenders). Voordat de e-mail je inbox bereikt, wordt deze al gefilterd.
  2. Blacklists: Dit zijn lijsten met IP-adressen van servers die bekend staan om het versturen van spam. E-mailservers controleren of een inkomende e-mail afkomstig is van een IP-adres op zo’n blacklist en kunnen deze dan weigeren of markeren als spam.
  3. Greylisting: Een techniek waarbij een e-mail van een onbekende afzender de eerste keer tijdelijk wordt geweigerd. Een legitieme e-mailserver zal het na een korte tijd opnieuw proberen te versturen, terwijl spammers dit meestal niet doen.
  4. SPF, DKIM, DMARC: Zoals eerder genoemd, helpen deze DNS-records de authenticiteit van de afzender te verifiëren en spoofing tegen te gaan.
  5. Inhoudsanalyse: Geavanceerde algoritmes analyseren de inhoud van de e-mail (tekst, afbeeldingen, bijlagen) op patronen die typisch zijn voor spam.
  6. Honeypots: Dit zijn e-mailadressen die nergens worden gepubliceerd, maar wel worden gemonitord. Wanneer deze adressen spam ontvangen, worden de afzenders automatisch op een blacklist gezet.
  7. Gebruikersrapportage: Wanneer gebruikers spam markeren, helpt dit de filters om te leren en effectiever te worden.

Hoe spam tegen te houden

Als gebruiker kun je ook stappen ondernemen om spam te verminderen:

  • Wees voorzichtig met het delen van je e-mailadres: Geef je adres niet zomaar op websites die je niet vertrouwt.
  • Gebruik een tijdelijk e-mailadres: Voor registraties op websites waarvan je denkt dat ze je adres kunnen doorverkopen, kun je een “wegwerp” e-mailadres gebruiken.
  • Meld je af voor ongewenste nieuwsbrieven: Bij de meeste commerciële e-mails staat onderaan een link om je af te melden. Gebruik deze optie als je geen e-mails meer wilt ontvangen.
  • Markeer spam als spam: Je e-mailprogramma of webmail heeft meestal een knop “Markeren als spam” of “Junk”. Door dit te doen, help je de filters te trainen.
  • Gebruik een sterk wachtwoord: Zorg ervoor dat je e-mailaccount goed beveiligd is om te voorkomen dat spammers je account kapen en misbruiken.
  • Blokkeer ongewenste afzenders: Als je steeds e-mails krijgt van dezelfde afzender, kun je deze blokkeren in je e-mailprogramma.
  • Wees kritisch over links en bijlagen: Klik niet zomaar op verdachte links en open geen bijlagen van onbekende afzenders, want deze kunnen malware bevatten.

Bedrijven die helpen bij anti-spam (zoals Spamhaus)

Er zijn veel organisaties en bedrijven die zich bezighouden met het tegengaan van spam. Ze verzamelen data over spammers en bieden diensten aan die e-mailproviders kunnen gebruiken om spam te blokkeren. Een van de bekendste is:

  • Spamhaus: Dit is een internationaal project dat real-time blacklists van IP-adressen en domeinen bijhoudt die betrokken zijn bij spam en andere cybercriminaliteit. E-mailproviders wereldwijd gebruiken de lijsten van Spamhaus om hun servers te beschermen tegen spam en malware. Spamhaus voert uitgebreid onderzoek uit naar spamactiviteiten en identificeert de “bad actors” op het internet. Door hun lijsten te raadplegen, kan een e-mailserver direct besluiten een e-mail te weigeren als deze afkomstig is van een verdachte bron.

Andere soortgelijke bedrijven en organisaties zijn onder andere:

  • Proofpoint: Biedt geavanceerde e-mailbeveiligingsoplossingen, inclusief spam- en phishing-detectie.
  • Barracuda Networks: Levert oplossingen voor e-mailbeveiliging en archivering.
  • Cisco (met IronPort): Biedt robuuste e-mailbeveiligingsgateways.
  • Symantec (nu onderdeel van Broadcom): Een bekende naam in cyberbeveiliging, met oplossingen voor e-mailbeveiliging.
  • MailChannels: Richt zich op het voorkomen van uitgaande spam en het verbeteren van e-mailafleverbaarheid.

Deze bedrijven en organisaties dragen allemaal bij aan een schoner en veiliger e-mailverkeer door spammers te identificeren en de middelen te bieden om hun activiteiten te blokkeren.

Welk e-mailprogramma gebruiken ?

De keuze voor het “beste” e-mailprogramma hangt sterk af van je persoonlijke voorkeuren en hoe je je e-mail gebruikt. Er is geen ‘one-size-fits-all’ oplossing. Laten we de verschillende opties bekijken en wat ze te bieden hebben.

Overzicht van e-mailprogramma’s (clients)

E-mailprogramma’s kunnen grofweg worden onderverdeeld in twee categorieën:

  1. Webmail (online): Dit zijn e-maildiensten die je direct via een webbrowser (zoals Chrome, Firefox, Safari) kunt openen. Je hebt geen aparte software nodig om te installeren op je computer. Alles gebeurt online, en je e-mails worden op de servers van de provider opgeslagen.
  2. Desktop e-mailclients (offline/lokaal): Dit zijn softwareprogramma’s die je installeert op je computer (Windows, macOS, Linux). Ze downloaden e-mails naar je apparaat, wat toegang offline mogelijk maakt. Ze kunnen vaak meerdere e-mailaccounts van verschillende providers beheren in één interface.

Online e-mailprogramma’s (Webmail)

Webmail is ideaal voor mensen die overal toegang willen hebben tot hun e-mail, vanaf elk apparaat met een internetverbinding, zonder software te installeren.

Populaire online e-mailprogramma’s:

  • Gmail (Google):
    • Voordelen: Zeer gebruiksvriendelijk, krachtige zoekfunctie, uitstekende spamfilter, integreert naadloos met andere Google-diensten (Google Drive, Calendar, Meet), ruime opslag (15 GB gedeeld met Drive/Foto’s), veel handige functies zoals labels en categorisering.
    • Nadelen: Privacyzorgen (hoewel Google beweert je e-mails niet meer te scannen voor advertentiedoeleinden), afhankelijk van Google’s ecosysteem.
    • Wie kiest hiervoor? De meeste mensen, zowel privé als zakelijk (via Google Workspace), vanwege het gemak en de integraties.
  • Outlook.com (Microsoft):
    • Voordelen: Strakke, overzichtelijke interface, werkt goed samen met Microsoft Office-producten (Word, Excel, PowerPoint), goede integratie met OneDrive en Skype, robuuste functionaliteit.
    • Nadelen: Sommige gebruikers vinden de advertenties in de gratis versie storend.
    • Wie kiest hiervoor? Gebruikers die al veel met Microsoft-producten werken, of degenen die Hotmail/Live.nl adressen hebben.
  • Yahoo Mail:
    • Voordelen: Biedt een royale hoeveelheid opslagruimte (vaak 1 TB of zelfs onbeperkt), eenvoudige interface, ingebouwde kalender en contactenlijst.
    • Nadelen: Advertenties in de gratis versie, in het verleden minder goede reputatie op het gebied van beveiliging (hoewel dit is verbeterd).
    • Wie kiest hiervoor? Gebruikers die veel opslag nodig hebben en een eenvoudige interface waarderen.
  • Proton Mail / Tutanota:
    • Voordelen: Extreme focus op privacy en beveiliging (end-to-end encryptie, gevestigd in landen met strikte privacywetgeving), open source.
    • Nadelen: Gratis versies hebben vaak beperkte functionaliteit en opslag, minder integratie met andere diensten, interface kan minder “rich” aanvoelen dan Gmail/Outlook.
    • Wie kiest hiervoor? Gebruikers die maximale privacy en beveiliging zoeken.
  • Zoho Mail:
    • Voordelen: Krachtige set tools voor zakelijk gebruik (integratie met CRM, office suite), gebruiksvriendelijk, goede privacy, advertentievrij.
    • Nadelen: Gratis versie is beperkt in functies, minder bekend bij het grote publiek.
    • Wie kiest hiervoor? Kleine bedrijven en professionals die een geïntegreerde suite zoeken.

Welke is het beste online?

Voor de meeste gebruikers is Gmail de beste allround online e-mailprogramma, vanwege de combinatie van gebruiksgemak, functies, integraties en effectieve spamfiltering. Voor privacybewuste gebruikers is Proton Mail of Tutanota een uitstekende keuze.

Offline e-mailprogramma’s (Desktop Clients)

Desktop clients zijn geschikt voor gebruikers die hun e-mails lokaal willen opslaan, offline willen werken, of meerdere accounts efficiënt willen beheren in één applicatie.

Populaire offline e-mailprogramma’s:

  • Microsoft Outlook:
    • Voordelen: De standaard voor zakelijk gebruik, diepgaande integratie met Microsoft 365-apps (Word, Excel, PowerPoint), agenda, contacten, taken, geavanceerde organisatie- en filtermogelijkheden, zeer robuust.
    • Nadelen: Onderdeel van een betaald Microsoft 365-abonnement (hoewel er ook een gratis “New Outlook” app is voor Windows), kan complex zijn voor beginners.
    • Wie kiest hiervoor? Zakelijke gebruikers, iedereen die al een Microsoft 365-abonnement heeft, of mensen die een uitgebreide PIM (Personal Information Manager) zoeken.
  • Mozilla Thunderbird:
    • Voordelen: Gratis en open-source, zeer aanpasbaar met add-ons, beheert meerdere accounts, ingebouwde kalender, taken en chat, sterke privacyfocus, krachtige spamfilter.
    • Nadelen: Interface kan voor sommigen wat verouderd aanvoelen, minder naadloze integratie met cloud-services dan betaalde alternatieven.
    • Wie kiest hiervoor? Gebruikers die een gratis, aanpasbare en privacyvriendelijke oplossing zoeken, en niet gebonden willen zijn aan één ecosysteem.
  • Apple Mail:
    • Voordelen: Standaard meegeleverd op macOS en iOS, strakke, minimalistische interface, goede integratie met het Apple-ecosysteem (iCloud, Agenda, Contacten), eenvoudig in gebruik.
    • Nadelen: Alleen beschikbaar voor Apple-apparaten, minder geavanceerde functies dan Outlook of Thunderbird voor power-users.
    • Wie kiest hiervoor? Apple-gebruikers die een eenvoudige en geïntegreerde oplossing willen.
  • eM Client:
    • Voordelen: Moderne, aantrekkelijke interface, ondersteunt alle grote e-mailproviders, kalender, contacten en chat integratie, supersnelle zoekfunctie, mogelijkheid om e-mails te versleutelen.
    • Nadelen: Gratis versie is beperkt tot twee accounts, betaalde versie is vereist voor volledige functionaliteit.
    • Wie kiest hiervoor? Gebruikers die een modern en compleet e-mailprogramma zoeken met geavanceerde functies, vergelijkbaar met Outlook.
  • Mailbird:
    • Voordelen: Zeer snelle en gestroomlijnde interface (Windows-only), veel integraties met andere apps (WhatsApp, Slack, Google Calendar, Dropbox etc.), unified inbox.
    • Nadelen: Alleen voor Windows, betaalde versie voor volledige functionaliteit, gratis versie is beperkter.
    • Wie kiest hiervoor? Windows-gebruikers die veel met e-mail werken en een productieve, geïntegreerde ervaring willen.

Welke is het beste offline?

  • Voor zakelijk en professioneel gebruik: Microsoft Outlook is vaak de beste keuze vanwege de uitgebreide functieset, integraties en volwassenheid.
  • Voor thuisgebruik en open-source liefhebbers: Mozilla Thunderbird is een uitstekende gratis optie die veel functionaliteit en aanpassingsmogelijkheden biedt.
  • Voor Apple-gebruikers: Apple Mail volstaat voor de meeste basisbehoeften en integreert naadloos met het systeem.
  • Voor een moderne, feature-rijke ervaring buiten Outlook: eM Client of Mailbird zijn sterke kandidaten.

Uiteindelijk hangt de “beste” keuze af van je persoonlijke workflow, de apparaten die je gebruikt, en hoeveel belang je hecht aan factoren zoals prijs, privacy, functies en integraties. Veel van deze programma’s bieden gratis proefperiodes of gratis versies, dus het is altijd een goed idee om er een paar uit te proberen voordat je een definitieve beslissing neemt.

Hoe kun je je e-mail configuratie testen?

MXToolbox is een onmisbare online toolset voor iedereen die serieus is over e-mailbezorgbaarheid en DNS-configuratie. Het biedt een reeks tests die je helpen te controleren of je e-mailinstellingen correct zijn en of je e-mails goed aankomen.

Hieronder leg ik uit hoe je MXToolbox kunt gebruiken om je e-mailconfiguratie te testen:

1. MX Lookup (MX-records controleren)

Dit is de meest fundamentele test en vaak het startpunt. Het controleert of je domein de juiste MX-records heeft ingesteld.

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com.
  2. In het zoekveld bovenaan typ je je domeinnaam (bijvoorbeeld jouwdomein.nl).
  3. Selecteer in de dropdown ernaast MX Lookup (staat meestal al standaard geselecteerd).
  4. Klik op de knop Lookup.

Wat het je vertelt: Je ziet een lijst met de MX-records voor je domein, inclusief hun prioriteit en de hostnamen van je mailservers. Belangrijk is dat je hier de mailservers ziet die je e-mailprovider je heeft opgegeven. Als er geen MX-records worden gevonden, of als ze incorrect zijn, kunnen mensen je geen e-mails sturen. Groene vinkjes duiden op een correcte configuratie; rode kruizen of waarschuwingen vereisen aandacht.

2. SPF Record Lookup (SPF-records controleren)

Dit test of je Sender Policy Framework (SPF) record correct is ingesteld, wat cruciaal is voor het tegengaan van spoofing en spam.

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com.
  2. Typ je domeinnaam in het zoekveld.
  3. Selecteer SPF Lookup in de dropdown.
  4. Klik op Lookup.

Wat het je vertelt: Je ziet de inhoud van je SPF TXT-record. De tool valideert de syntax en controleert of alle gespecificeerde IP-adressen en hostnamen correct zijn. Een correct SPF-record helpt voorkomen dat spammers e-mails versturen namens jouw domein. Problemen hier kunnen ervoor zorgen dat je legitieme e-mails in de spammap van ontvangers terechtkomen.

3. DKIM Lookup (DKIM-records controleren)

Hier controleer je of je DomainKeys Identified Mail (DKIM) record correct is. DKIM voegt een digitale handtekening toe aan je e-mails om hun authenticiteit te garanderen.

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com.
  2. Typ je domeinnaam.
  3. Selecteer DKIM Lookup in de dropdown.
  4. Je hebt ook een Selector nodig. De selector is een korte tekstreeks die deel uitmaakt van je DKIM-record en uniek is voor je e-mailprovider of de specifieke DKIM-sleutel die je gebruikt. Je e-mailprovider geeft je deze selector (bijvoorbeeld google, default, selector1). Vul deze in het veld naast je domeinnaam in.
  5. Klik op Lookup.

Wat het je vertelt: De tool controleert of het DKIM-record bestaat en geldig is. Als er problemen zijn, kan dit leiden tot afwijzing of spamfiltering van je e-mails.

4. DMARC Lookup (DMARC-records controleren)

DMARC bouwt voort op SPF en DKIM en vertelt ontvangende servers wat te doen met e-mails die de authenticatiecontroles niet doorstaan. Het helpt ook bij het ontvangen van rapporten over misbruik van je domein.

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com.
  2. Typ je domeinnaam.
  3. Selecteer DMARC Lookup in de dropdown.
  4. Klik op Lookup.

Wat het je vertelt: Je ziet de details van je DMARC TXT-record, inclusief de beleidsinstellingen (bijvoorbeeld p=none, p=quarantine, p=reject) en waar rapporten naartoe gestuurd moeten worden. Een goed geconfigureerd DMARC-record is essentieel voor geavanceerde e-mailbeveiliging en monitoring.

5. Blacklist Check (Controleren op zwarte lijsten)

Dit is cruciaal om te zien of het IP-adres van je uitgaande mailserver op bekende zwarte lijsten staat, wat ernstige gevolgen kan hebben voor je e-mailbezorgbaarheid.

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com.
  2. Typ het IP-adres van je uitgaande mailserver (of gewoon je domeinnaam; MXToolbox zal dan proberen het IP van je MX-records te vinden).
  3. Selecteer Blacklist Check in de dropdown.
  4. Klik op Lookup.

Wat het je vertelt: Je ziet een lijst van tientallen spam-blacklists en of je IP-adres op een van deze lijsten staat. Als je op een blacklist staat, is de kans groot dat je e-mails in de spammap van ontvangers belanden of zelfs helemaal worden geweigerd. Het is dan zaak om te onderzoeken waarom je op de lijst staat en stappen te ondernemen om eraf te komen.

6. SMTP Diagnostics (Mailserver testen)

Deze test maakt een verbinding met je mailserver en voert enkele basiscontroles uit om te zien of deze correct reageert en geen “open relay” is (wat misbruikt kan worden door spammers).

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com.
  2. Typ de hostnaam van je mailserver (bijvoorbeeld smtp.jouwprovider.nl of de servernaam die je bij de MX Lookup hebt gevonden).
  3. Selecteer SMTP Lookup in de dropdown (soms ook aangeduid als SMTP Test of Diagnostics).
  4. Klik op Lookup.

Wat het je vertelt: De tool probeert een SMTP-verbinding te maken met je server en controleert zaken als:

  • Reverse DNS (PTR record): Is er een correcte reverse DNS entry voor het IP-adres van je mailserver? Dit is belangrijk voor de reputatie van je server.
  • Open Relay: Is je server per ongeluk een “open relay”? Dit betekent dat iedereen e-mails via jouw server kan versturen, wat een enorm beveiligingsrisico is en direct leidt tot blacklistingen. Dit moet altijd gesloten zijn.
  • Responsietijden: Hoe snel reageert je mailserver?

7. Email Deliverability Tool (End-to-end test)

Dit is een van de meest uitgebreide tests die MXToolbox biedt en geeft een goed beeld van de algehele bezorgbaarheid van je e-mails.

Hoe te doen:

  1. Ga naar mxtoolbox.com/deliverability.
  2. Hier wordt gevraagd een e-mail te sturen naar een specifiek e-mailadres (meestal ping@tools.mxtoolbox.com).
  3. Zodra je de e-mail hebt verzonden, zal MXToolbox een antwoord sturen naar het e-mailadres van waaruit je hebt verzonden, met een link naar een uitgebreid rapport.

Wat het je vertelt: Dit rapport analyseert de headers van de e-mail die je hebt verzonden, de reputatie van het IP-adres van je uitgaande server, je SPF-record en soms ook DKIM/DMARC. Het kan je vertellen of:

  • Je e-mail correct is geauthenticeerd.
  • Je server op zwarte lijsten staat.
  • Er problemen zijn met je e-mailheaders die de bezorgbaarheid kunnen beïnvloeden.
  • De e-mail als spam is gemarkeerd.

Algemene tips bij het testen met MXToolbox:

  • Groene vinkjes: Dit is wat je wilt zien! Het betekent dat de specifieke instelling correct is.
  • Oranje driehoeken/waarschuwingen: Dit zijn meestal geen fatale fouten, maar wel punten van aandacht die tot problemen kunnen leiden. Soms is het een kwestie van optimalisatie of een minder kritieke configuratie.
  • Rode kruizen/fouten: Dit zijn kritieke problemen die je zo snel mogelijk moet oplossen, aangezien ze direct de bezorgbaarheid van je e-mails beïnvloeden.
  • Lees de details: Klik altijd op de Details-link bij elk testresultaat om meer informatie te krijgen over het probleem en vaak ook suggesties voor oplossingen.
  • Controleer regelmatig: E-mailconfiguraties kunnen wijzigen (bijvoorbeeld door een nieuwe hostingprovider of wijzigingen bij je e-mailprovider). Het is verstandig om periodiek deze controles uit te voeren, vooral als je problemen met e-mailbezorging ondervindt.

Door systematisch de verschillende tests van MXToolbox te doorlopen, kun je de gezondheid van je e-mailconfiguratie controleren en potentiële problemen opsporen en oplossen voordat ze leiden tot bezorgingsfouten of spamclassificaties.

Wat is POP en wat is IMAP en wanneer gebruik je het ?

Wat is POP en wat is IMAP en wanneer gebruik je het ?

POP en IMAP zijn twee belangrijke protocollen (regels en afspraken) die je e-mailprogramma gebruikt om berichten op te halen van de e-mailserver van je provider. Ze werken allebei anders en zijn geschikt voor verschillende gebruikssituaties.

Wat is POP (Post Office Protocol)?

POP (meestal POP3) staat voor Post Office Protocol. Denk aan een traditioneel postkantoor:

Wat is IMAP (Internet Message Access Protocol)?

IMAP staat voor Internet Message Access Protocol. Dit is meer als een clouddienst:

  • Werking: Wanneer je e-mails via IMAP ophaalt, blijven de originele e-mails op de e-mailserver staan. Je e-mailprogramma downloadt alleen een kopie van de e-mails en synchroniseert deze met de server. Dit betekent dat alle wijzigingen die je aanbrengt (een e-mail lezen, verplaatsen, verwijderen, een nieuwe map maken) ook direct op de server worden doorgevoerd.
  • Synchronisatie: Doordat alles op de server blijft, kun je je e-mails vanaf meerdere apparaten (laptop, smartphone, tablet, webmail) raadplegen en heb je overal precies dezelfde, up-to-date weergave van je inbox, mappen en gelezen/ongelezen status.
  • Opslag: De e-mails nemen opslagruimte in beslag op de e-mailserver van je provider.

Wanneer gebruik je welk protocol?

De keuze tussen POP en IMAP hangt sterk af van hoe je je e-mail gebruikt.

Wanneer gebruik je POP?

  • Als je je e-mail voornamelijk op één apparaat leest: Als je bijvoorbeeld alleen je e-mail checkt op je desktopcomputer thuis en je niet de behoefte hebt om ze elders te openen.
  • Als je offline toegang wilt tot al je e-mails: Omdat e-mails lokaal worden opgeslagen, kun je ze lezen zonder internetverbinding (nadat ze zijn gedownload).
  • Als je beperkte opslagruimte hebt op de e-mailserver: Door e-mails te downloaden en van de server te verwijderen, houd je de opslagruimte op de server vrij. Dit is tegenwoordig minder relevant, aangezien de meeste providers ruime opslag bieden.
  • Als je een lokale back-up wilt van je e-mails: De gedownloade e-mails fungeren als een lokale kopie.

Belangrijk aandachtspunt bij POP: Als je e-mails van de server verwijdert nadat ze zijn gedownload, en het apparaat waarop ze staan gaat kapot, ben je je e-mails kwijt! Je kunt in de instellingen van je e-mailprogramma vaak aangeven dat een kopie op de server moet blijven staan, maar dan verliest POP wel een deel van zijn “voordeel” ten opzichte van IMAP.

Wanneer gebruik je IMAP?

  • Voor de meeste moderne gebruikers is IMAP de aanbevolen keuze.
  • Als je je e-mail op meerdere apparaten leest: Of het nu je laptop, smartphone, tablet of via webmail is, met IMAP zie je op elk apparaat exact dezelfde inbox en mappen.
  • Als je altijd de meest recente status van je e-mail wilt zien: Als je een e-mail op je telefoon leest, wordt deze ook als gelezen gemarkeerd op je laptop en in je webmail. Als je een e-mail verwijdert, is deze overal weg.
  • Als je geen lokale opslagruimte wilt opofferen: E-mails blijven op de server, dus je apparaat raakt minder snel vol.
  • Als je een back-up op de server wilt behouden: Je e-mails zijn veilig op de server opgeslagen, zelfs als je lokale apparaat verloren gaat of crasht.

Samenvattend:

  • Werking: Wanneer je e-mails downloadt via POP, worden ze standaard van de e-mailserver verwijderd en naar je lokale apparaat (computer, telefoon) gedownload. Dit betekent dat de e-mails daarna alleen nog op dat ene apparaat staan. Je kunt ze dan ook offline lezen, omdat ze lokaal zijn opgeslagen.
  • Historisch: POP is een ouder protocol en werd ontworpen in een tijd dat internetverbindingen traag en duur waren, en mensen hun e-mail meestal op één vaste computer controleerden.
  • Opslag: De e-mails nemen lokale opslagruimte in beslag op je apparaat.
KenmerkPOP3IMAP
Locatie e-mailStandaard lokaal op één apparaatOp de server, gesynchroniseerd met apparaten
ToegangMeestal vanaf één apparaatVanaf meerdere apparaten tegelijkertijd
SynchronisatieNee, geen synchronisatie over apparatenJa, alle wijzigingen synchroniseren direct
Offline lezenJa, na downloadJa (als e-mailclient dit ondersteunt via cache)
OpslagOp lokaal apparaatOp de e-mailserver
Aanbevolen voorZeer specifiek gebruik op één apparaatDe meeste gebruikers in de huidige tijd

Export to Sheets

In de praktijk kiezen de meeste mensen tegenwoordig voor IMAP vanwege de flexibiliteit en het gemak van toegang vanaf meerdere apparaten. POP is meer een niche geworden voor specifieke situaties.

De Reis van een E-mail: Van Zender naar Ontvanger

De route die een e-mail aflegt van de zender naar de ontvanger is complexer dan het lijkt. Hier is een grafisch schema om dit proces te visualiseren:

Uitleg van het Schema:

  1. E-mail Zender (Jij!): Jij typt en klikt op “Verzenden” in je e-mailprogramma.
  2. E-mail Client (Outlook, Gmail, Apple Mail): Dit is de software of webdienst die je gebruikt om e-mails te schrijven en te lezen. Zodra je op verzenden klikt, wordt de e-mail overgedragen aan je uitgaande e-mailserver.
  3. Uitgaande E-mail Server (SMTP): Deze server gebruikt het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) om je e-mail te versturen. Het authenticeert je (controleert of je bevoegd bent om mail te verzenden via deze server) en plaatst de e-mail in een wachtrij voor verzending.
  4. Internet (Diverse Routers, DNS Servers): De uitgaande e-mailserver zoekt via het Domain Name System (DNS) de Mail Exchange (MX) record op van het domein van de ontvanger (bijvoorbeeld, als je naar voorbeeld.com mailt, zoekt het de MX record voor voorbeeld.com). Deze MX record vertelt de versturende server welke server de inkomende mail voor dat domein afhandelt. Vervolgens wordt de e-mail via diverse routers over het internet naar de juiste ontvangende server gestuurd.
  5. Inkomende E-mail Server (MX Record): Dit is de server van het domein van de ontvanger. Deze server controleert of het e-mailadres van de ontvanger bestaat en voert vaak spam- en virusscans uit om ongewenste of schadelijke e-mails te filteren.
  6. E-mail Box van de Ontvanger: Als de e-mail alle controles doorstaat, wordt deze in de digitale mailbox van de ontvanger geplaatst op de inkomende e-mailserver.
  7. E-mail Client Ontvanger: De e-mailclient van de ontvanger (bijvoorbeeld Gmail in een browser, of Outlook op de computer) maakt verbinding met de inkomende e-mailserver via protocollen zoals POP3 (Post Office Protocol 3) of IMAP (Internet Message Access Protocol) om de e-mail op te halen.
  8. E-mail Ontvanger: De ontvanger opent zijn e-mailclient en leest de e-mail.

Dit schema toont de belangrijkste stappen en protocollen die betrokken zijn bij het succesvol afleveren van een e-mail.

De Reis van een E-mail: Van Ontvanger naar Jou (de Zender)

De route van een e-mail die wordt beantwoord, is in essentie hetzelfde als de oorspronkelijke verzending, maar dan met omgekeerde rollen. Jij bent nu de ontvanger van de reply, en de oorspronkelijke ontvanger is de zender van de reply.

Hier is een grafisch schema om dit proces te visualiseren:

Uitleg van het Schema:

  1. E-mail Zender (De persoon die jou antwoordt): De persoon die jouw e-mail heeft ontvangen, klikt op “Antwoorden” en stuurt de reply.
  2. E-mail Client (Outlook, Gmail, Apple Mail): Dit is de software of webdienst die de zender van de reply gebruikt. Zodra ze op verzenden klikken, wordt de reply overgedragen aan hun uitgaande e-mailserver.
  3. Uitgaande E-mail Server (SMTP): Deze server gebruikt het Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) om de reply te versturen. Het authenticert de zender en plaatst de e-mail in een wachtrij.
  4. Internet (Diverse Routers, DNS Servers): De uitgaande e-mailserver zoekt via het Domain Name System (DNS) de Mail Exchange (MX) record op van jouw domein. Deze MX record vertelt de versturende server welke server de inkomende mail voor jouw domein afhandelt. Vervolgens wordt de e-mail via diverse routers over het internet naar de juiste ontvangende server gestuurd.
  5. Inkomende E-mail Server (MX Record): Dit is jouw e-mailserver. Deze server controleert of jouw e-mailadres bestaat en voert vaak spam- en virusscans uit voordat de e-mail wordt geaccepteerd.
  6. E-mail Box van Jou: Als de reply alle controles doorstaat, wordt deze in jouw digitale mailbox geplaatst op je inkomende e-mailserver.
  7. E-mail Client Jij (Outlook, Gmail, Apple Mail): Jouw e-mailclient maakt verbinding met jouw inkomende e-mailserver via protocollen zoals POP3 (Post Office Protocol 3) of IMAP (Internet Message Access Protocol) om de reply op te halen.
  8. E-mail Ontvanger (Jij!): Jij opent je e-mailclient en leest de reply van de andere persoon.

Zoals je ziet, is het pad van een reply functioneel identiek aan het pad van de oorspronkelijke e-mail, maar dan vanuit het perspectief van de persoon die jou antwoordt.

Veel voorkomende e-mailklachten, oplossingen en preventie

Het is absoluut waar dat veel e-mailklachten terug te voeren zijn op het gedrag of de configuratie aan de kant van de gebruiker. Laten we de meest voorkomende klachten, hun oplossingen en preventieve maatregelen eens doornemen.

Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende problemen waar e-mailgebruikers tegenaan lopen:

1. Klacht: “Ik ontvang geen e-mails!”

Oplossing:

  • Controleer je spam/junk-map: Dit is de meest voorkomende oorzaak. Veel legitieme e-mails, vooral de eerste keer van een nieuwe afzender, kunnen hierin belanden.
  • Controleer de prullenbak: Soms worden e-mails per ongeluk verwijderd.
  • Controleer op filterregels (rules): Je hebt mogelijk per ongeluk een filter ingesteld dat inkomende e-mails verplaatst, archiveert of verwijdert. Ga naar de instellingen van je e-mailprogramma of webmail om je regels te controleren.
  • Controleer of je inbox vol is: Sommige providers hebben een limiet op de opslagruimte. Als je inbox vol is, kunnen nieuwe e-mails niet binnenkomen. Verwijder oude, onnodige e-mails of koop meer opslagruimte.
  • Check je internetverbinding: Zorg ervoor dat je verbonden bent met het internet.
  • Controleer serverstatus van je provider: Soms heeft de e-mailprovider zelf storingen. Kijk op hun website of social media voor statusupdates.
  • Controleer DNS-instellingen (voor domeineigenaren): Zorg ervoor dat je MX-records correct zijn ingesteld. Gebruik tools zoals MXToolbox om dit te verifiëren.
  • Vraag de afzender om te controleren: Vraag of de afzender een foutmelding krijgt bij het versturen, of dat de e-mail gebounced is.

Preventie:

  • Markeer legitieme e-mails als “geen spam”: Train je spamfilter door e-mails die ten onrechte in spam terechtkomen, als legitiem te markeren.
  • Voeg belangrijke afzenders toe aan je contactenlijst: Dit helpt e-mailprogramma’s te herkennen dat afzenders vertrouwd zijn.
  • Houd je inbox opgeruimd: Verwijder regelmatig onnodige e-mails, vooral grote bijlagen, om te voorkomen dat je opslaglimiet wordt bereikt.

2. Klacht: “Mijn e-mails komen niet aan / komen in de spammap terecht!”

Oplossing:

  • Controleer de spammap van de ontvanger: Vraag de ontvanger om daar te kijken.
  • Laat de ontvanger jou toevoegen aan de contactenlijst: Dit verhoogt de betrouwbaarheid.
  • Vermijd spamachtige inhoud: Geen overmatig hoofdlettergebruik, te veel uitroeptekens, verdachte links of bijlagen.
  • Zorg voor goede SPF, DKIM en DMARC records: Voor domeineigenaren is dit cruciaal. Gebruik MXToolbox om deze DNS-records te controleren en correct in te stellen. Dit bewijst dat jouw e-mail legitiem is.
  • Controleer of je IP-adres op een blacklist staat: Gebruik MXToolbox om te zien of de uitgaande mailserver op een blacklist staat. Neem contact op met je hostingprovider als dit het geval is.
  • Gebruik een gerenommeerde e-mailprovider: Gratis of onbekende providers hebben soms een slechtere reputatie, wat sneller leidt tot spamclassificatie.
  • Zorg dat je server geen “open relay” is: Dit is een ernstige beveiligingsfout die je server tot een spambron maakt. Controleer dit met MXToolbox en los het direct op.

Preventie:

  • Beheer je afzender reputatie: Verstuur geen massa-e-mails naar lijsten zonder expliciete toestemming (opt-in).
  • Configureer SPF, DKIM, DMARC correct: Dit zijn de belangrijkste tools om je e-mail te authentiseren.
  • Houd je e-mailprogramma en besturingssysteem up-to-date: Dit helpt beveiligingslekken dichten die misbruik kunnen veroorzaken.

3. Klacht: “Mijn e-mailprogramma werkt niet / ik kan niet inloggen!”

Oplossing:

  • Controleer internetverbinding: Is deze stabiel?
  • Dubbelcheck je gebruikersnaam en wachtwoord: Typ het langzaam over of kopieer en plak om typefouten te voorkomen. Let op hoofdletters en kleine letters.
  • Controleer serverinstellingen (IMAP/POP3, SMTP): Kloppen de servernamen, poortnummers en versleuteling (SSL/TLS) nog? Deze kunnen soms wijzigen bij je provider.
  • Wachtwoord opnieuw instellen: Als je zeker weet dat je wachtwoord fout is, gebruik dan de “wachtwoord vergeten” functie van je e-mailprovider.
  • Firewall/antivirus: Soms blokkeert beveiligingssoftware de verbinding met de e-mailserver. Probeer deze tijdelijk uit te schakelen om te testen.
  • Controleer op updates: Zorg ervoor dat je e-mailprogramma up-to-date is. Oude versies kunnen compatibiliteitsproblemen hebben.
  • Opslagruimte van de computer/telefoon: Als je apparaat vol is, kunnen programma’s vastlopen.

Preventie:

  • Sla je wachtwoorden veilig op: Gebruik een wachtwoordmanager.
  • Noteer je serverinstellingen: Bewaar de correcte IMAP/POP3 en SMTP servergegevens.
  • Gebruik tweefactorauthenticatie (2FA): Dit voegt een extra beveiligingslaag toe en maakt je account veel moeilijker te hacken, zelfs als je wachtwoord wordt gelekt.
  • Regelmatige updates: Zorg dat je besturingssysteem en e-mailprogramma altijd up-to-date zijn.

4. Klacht: “Mijn e-mailaccount is gehackt / stuurt spam!”

Oplossing:

  • Wijzig direct je wachtwoord: Kies een sterk, uniek wachtwoord.
  • Meld het aan je e-mailprovider: Zij kunnen je account beveiligen en je helpen met herstel.
  • Controleer op onbekende verzonden items: Kijk in je “Verzonden” map of er e-mails zijn verstuurd die jij niet hebt geschreven.
  • Schakel 2FA in: Als je dit nog niet had, doe dit dan meteen.
  • Scan je computer op malware/virussen: Hackers krijgen soms toegang via malware op je apparaat.

Preventie:

  • Sterke, unieke wachtwoorden: Gebruik voor elk account een ander, complex wachtwoord (combinatie van hoofdletters, kleine letters, cijfers en symbolen).
  • Tweefactorauthenticatie (2FA): Absoluut essentieel voor elke online account, inclusief e-mail.
  • Wees alert op phishing: Klik niet op verdachte links in e-mails die om je inloggegevens vragen. Controleer altijd de afzender en de link voordat je klikt.
  • Regelmatig scannen op malware: Zorg voor een goede antivirusprogramma en scan je systeem regelmatig.

5. Klacht: “Mijn inbox zit vol met spam!”

Oplossing:

  • Markeer spam als spam: Train je e-mailfilter.
  • Meld je af voor ongewenste nieuwsbrieven: Gebruik de afmeldlink onderaan de e-mail (alleen bij legitieme afzenders).
  • Blokkeer afzenders: Als je steeds spam krijgt van dezelfde afzender, blokkeer deze dan.
  • Filterregels instellen: Creëer regels om e-mails met specifieke woorden of van bepaalde afzenders direct naar de spammap te verplaatsen.
  • Gebruik een e-mailadres voor “rommel”: Een apart e-mailadres voor online registraties, forums etc. kan helpen je primaire inbox schoon te houden.
  • Overweeg een professionele spamfilter service: Voor domeineigenaren of bedrijven kunnen gespecialiseerde diensten (zoals Proofpoint, Barracuda) veel spam onderscheppen.

Preventie:

  • Wees terughoudend met het delen van je e-mailadres: Geef het niet zomaar op aan onbetrouwbare websites.
  • Gebruik geen e-mailadres als gebruikersnaam op openbare plekken: Spammers ‘scrapen’ websites voor e-mailadressen.
  • Meld je niet aan voor onnodige nieuwsbrieven: Hoe minder lijsten je op staat, hoe minder kans op spam.

Door proactief te zijn en bovenstaande stappen te volgen, kunnen e-mailgebruikers veelvoorkomende frustraties voorkomen en een soepelere en veiligere e-mailervaring hebben.