Customer Relationship Management

In klare taal staat CRM voor Customer Relationship Management. Simpel gezegd is het een digitaal geheugen voor je bedrijf. Het helpt je om alle interacties met je klanten en leads (mogelijke klanten) centraal op te slaan en te organiseren.

Top-2 Must-Have CRM-functies voor MKB

Als je als MKB-bedrijf een CRM kiest (of bouwt), zijn dit de zaken waar je niet op kunt besparen:

1. Integratie met je Website (Web-to-Lead + Tracking)

• Hoe: Als men zich kan aanmelden voor een nieuwsbrief dan weet je dat je mogelijk een nieuwe lead hebt. De aanmelding bevestig je en als er geen bounce is van de verstuurde bevestiging, weet je dat het emailadres geldig is.
  Daarna kun je een welkomst nieuwsbrief sturen, waarin je aangeeft wat je voor de nieuwe lead kan betekenen.
• Controle: Als de nieuwsbrief wordt geopend dan wordt dat gedetecteerd en levert dat punten op. De interesse is gewekt.
• Wat het moet kunnen: het CRM moet bijhouden hoe vaak nieuwsbrieven worden geopend, op links wordt geklikt, een document wordt gedownload en een lead reageert op je nieuwsbrief door een antwoord te sturen via de email.
• Wat wordt vastgelegd: In eerste plaats de naam en het emailadres, bij een verder contact kan met toestemming de NAW gegevens worden ingevuld.

2. Eén Centraal Status overzicht van alle leads

• Waarom: Versnippering is de grootste vijand van efficiëntie.
• Wat het moet kunnen: Eén scherm waarin je alles ziet:
  • Contactgegevens en eventueel social media links.
  • Historie van alle mailwisselingen.
  • Welke artikelen/nieuwsbrieven zijn verzonden en geopend.
  • Dit is de enige manier om AVG-compliant te blijven: Je weet immers precies welke data je hebt en waarvoor die gebruikt mag worden.

Hier is wat een CRM precies doet en waarom een WordPress-plugin een slimme zet is voor een MKB-bedrijf.

1. Haal de laatste versie van de plugin op.
   1. Doe dat hier : momenteel is versie 1.7. beschikbaar : download my-newsletter-crm.zip
      • Vereist ten minste: WordPress 5.8
      • Getest tot en met: WordPress 6.9.3
      • Vereist ten minste: PHP: 7.4.0
      • Vereist PHP instelling IMAP geactiveerd
   2. Wijzigingen in deze versie zijn:
      • ik heb bij de instellingen de optie toegevoegd om de kleuren van de submit button van het aanmeldformulier te kiezen, omdat sommige themes dominant zijn met de kleur toekenning van buttons. De vertalingen zijn aangepast.
      • Bijgevoegd in de zipfile is een CSV voorbeeld met datavelden voor de import.
        • minimaal de volgende veldnamen invullen : name, email, lang, optin_status=1, count_signup=5, last_action_subject=upload
   3. Voor een kantooromgeving (zie in deze documentatie) is de snippet snippet-crm-panel.txt bijgevoegd.
      De snippet kan in de plugin snippets geplakt worden.
   4. Lukt het updaten niet ? Deactiveer dan de plugin en activeer de plugin opnieuw, database problemen worden zo ook opgelost indien de update de database heeft veranderd.
2. Ik heb een website, fileposting.com, waar de plugin alleen met een gecodeerde link gedownload kan worden.
   1. Als je de plugin wilt gebruiken, meld je dan aan voor de nieuwsbrief op de contact pagina en zet -update CRM- en dan je naam, dan wordt je van de updates op de hoogte gehouden.
3. Plugin installeren: Upload de plugin als .zip en activeer deze om de database-tabellen aan te maken.
   1. De eerste keer zal de plugin automatisch de database-tabellen aanmaken.
   2. De daarop volgende keren wordt na de upload gevraagd om de voorgaande versie te vervangen. Eventuele wijzgingen in de database worden dan aangepast.

CRM Status

Ga in het dashboard naar het submenu CRM status.
De taal wordt automatisch de taal van het WordPress administratie paneel.
Dat kan EN, NL of ES zijn. Is het andere taal dan wordt het EN.
Hier kan een overzicht van de lead bewerkt en bewaard worden.
De velden zijn open om meteen bewerkt te worden en onder de Interne notities staat de button op de gegevens te bewaren.

Verzendlijst

Ga in het dashboard naar het submenu Verzendlijst
De taal wordt automatisch de taal van het WordPress administratie paneel.
Dat kan EN, NL of ES zijn. Is het andere taal dan wordt het EN.

Na een selectie van de nieuwbrief en de selectie van de lead(s) kan de nieuwsbrief verzonden worden.
Houdt er rekening mee dat elke provider zijn limiet heeft, bijvoorbeeld maximaal 50 verzendingen in een keer met een maximum van 200 verzendingen per dag. Dit is om spammeldingen en een blacklist te voorkomen.

Zend alleen nieuwsbrieven naar de leads die zich hebben opgegeven en zich niet afgemeld hebben.

Gereedschap

De plugin heeft ook zogenaamde ‘Tools’.

• Exporteer leads:
  • Download je volledige lijst met leads naar een CSV-bestand voor gebruik in Excel.
  • In eerste instantie voor een backup van de leads.
  • Voor gebruik in Excel of andere applicatie.
• Import leads:
  • Upload het CSV-bestand van het CRM systeem
  • Uitleg CSV Formaat voor Import:
    • Flamingo Export formaat: Voornaam, Achternaam, Email
    • De import slaat automatisch e-mailadressen over die al in je database staan.
    • Zie de FAQ
• Import leads rechtstreeks uit de data van Flamingo:
  • Indien Flamingo is geinstalleerd dan kan hier rechtstreeks de data ingelezen in het CRM systeem.
  • Flamingo is een plugin van de auteur van Contactform 7 en werkt hiermee samen. Elk contactformulier dat wordt ingediend, heeft een emailadres, een naam en eventueel andere data.
  • Omdat elk Flamingo en Contactform 7 anders is geconfigureerd wordt als unieke identificatie het emailadres gebruikt en andere data in de Interne notities bewaard. De Interne notities zijn beschikbaar als vanuit het CRM Status Overzicht op de naam van de lead geklikt wordt, wat de details van de lead toont en wat bewerkt kan worden.
• Database Opschonen:
  • LET OP: De database wordt hier leeg gemaakt.
  • Voor een frisse start kan hier de database leeg gemaakt worden.
  • Voordat je dat doet, kun je een export doen van je data.
• Database Reparatie:
  • Ten behoeve van de tracking heeft iedere lead zijn eigen unieke identificatie met een zogenaamde tracking-hash.
  • Deze worden aangemaakt bij het aanmelden en importeren.
  • Zijn er toch leads zonder tracking-hash? Gebruik deze knop om ze alsnog te genereren.
• Systeem log:
  • Soms is het nodig te kijken, wat het systeem doet en dat kan hier bekeken worden.

/**
 * 1. Maak de CRM User rol aan met Editor rechten.
 */
function create_custom_crm_role() {
    // Check of de rol al bestaat, zo niet: maak hem aan
    if (!get_role('crm_user')) {
        $editor_role = get_role('editor');
        add_role('crm_user', 'CRM User', $editor_role->capabilities);

        $role = get_role('crm_user');
        $role->add_cap('manage_options');
    }
}
add_action('init', 'create_custom_crm_role');

/**
 * 2. Pas het menu aan
 */
function restrict_crm_menu_access_force() {
    if (!current_user_can('crm_user') || is_admin() === false) {
        return;
    }

    global $menu;

    // DE ENIGE PAGINA'S DIE MOGEN BLIJVEN:
    $allowed_pages = [
        'profile.php',
        'nwsb-main',
    ];

    // Loop door het menu en verwijder alles wat niet in onze lijst staat
    foreach ($menu as $key => $item) {
        $slug = $item[2];

        // We checken of de slug voorkomt in onze whitelist
        // We vergelijken de slug uit de array met onze allowed_pages
        if (!in_array($slug, $allowed_pages)) {
            remove_menu_page($slug);
        }
    }
}
// We gebruiken 9999 zodat dit als allerlaatste wordt uitgevoerd
add_action('admin_menu', 'restrict_crm_menu_access_force', 9999);

/**
 * Verberg de zwarte Admin Bar aan de bovenkant voor de CRM User rol
 */
// 3. Verwijder specifieke items uit de Admin Bar
add_action('admin_bar_menu', 'remove_admin_bar_items', 999);
function remove_admin_bar_items($wp_admin_bar) {
    if (current_user_can('crm_user')) {
        $wp_admin_bar->remove_node('new-content'); // Verbergt "+ Nieuw"
        $wp_admin_bar->remove_node('wpseo-menu');  // Verbergt Yoast in de balk
        $wp_admin_bar->remove_node('site-name');   // Verbergt de sitenaam
        $wp_admin_bar->remove_node('updates');     // Verbergt updates icoon
	$wp_admin_bar->remove_node('comments');    // Verbergt comments icoon
    }
}