1. Wat doet een CRM eigenlijk?

Stel je voor dat je vroeger alles in een papieren agenda, losse Excels en je e-mailinbox had staan. Een CRM gooit dat allemaal op één grote, georganiseerde stapel.

• Wie is wie? Je ziet niet alleen een naam en e-mailadres, maar ook wat de laatste aankoop was, waarover jullie getelefoneerd hebben en of diegene je laatste nieuwsbrief heeft geopend.
• Verkoop bijhouden: Je ziet in welk stadium een potentiële klant zich bevindt. Is het nog maar een eerste kennismaking, of is er al een offerte verstuurd?
• Geen losse eindjes: Een CRM herinnert je eraan wanneer je iemand moet terugbellen. Zo vergeet je nooit meer een lead.

2. Wat betekent een CRM-plugin voor WordPress?

Als je een klein of middenbedrijf (MKB) bent, is je website vaak je belangrijkste ‘uithangbord’. Door een CRM direct in WordPress te gebruiken (via een plugin), koppel je jouw website aan je klantbeheer.

De voordelen voor MKB:

• Automatische instroom van leads: Wanneer iemand een contactformulier invult op je site, wordt deze persoon direct als nieuwe klant in je CRM gezet. Je hoeft niets meer handmatig over te typen.
• Gedrag herkennen: Je kunt zien welke pagina’s een klant op je website heeft bezocht voordat hij contact met je opnam. Dit geeft je een enorme voorsprong in een verkoopgesprek.
• E-mailmarketing op maat: Omdat je weet wie je klanten zijn (bijvoorbeeld: “klanten die alleen de Nederlandse taal spreken” of “klanten met een hoge score”), kun je heel gericht mailen in plaats van iedereen dezelfde algemene mail te sturen.
• Kostenbesparing: Grote externe CRM-systemen (zoals Salesforce) zijn vaak duur en ingewikkeld. Een WordPress-plugin is vaak veel goedkoper en je hoeft niet in te loggen op een extern platform; je werkt gewoon in je vertrouwde WordPress-omgeving.

3. Waarom juist voor een klein of middenbedrijf?

Voor een MKB-bedrijf is tijd de kostbaarste factor.

1. Professionaliteit: Je reageert sneller en persoonlijker omdat je alle informatie direct bij de hand hebt. Dit geeft de indruk van een veel groter bedrijf.
2. Focus op lead scoring: Zoals we in je code zagen (de lead_score), helpt een CRM je te bepalen wie je belangrijkste klanten zijn. Hebben ze vaak geklikt? Dan bel je die als eerste.
3. Data-eigendom: Met een eigen plugin in WordPress staan je klantgegevens vaak in je eigen database, in plaats van op de servers van een dure Amerikaanse tech-reus.

Conclusie

Een CRM-plugin maakt van je WordPress-website een actieve verkoopmedewerker die nooit slaapt, nooit iets vergeet en precies weet welke taal je klant spreekt.

My Newsletter CRM plugin

Dit is een lichtgewicht maar krachtig CRM-systeem gebouwd bovenop WordPress.
In plaats van alleen e-mails te verzenden, meet deze plugin de “warmte” van je leads door interacties om te zetten in een Lead Score.

Waarvoor gebruik je dit CRM?

Je gebruikt het om de klanten of geïnteresseerden in kaart te brengen.
Waar een normale nieuwsbrief plugin alleen zegt “50 mensen hebben geopend”, vertelt dit CRM je:
“Pieter heeft de mail geopend, op de prijslijst geklikt en de handleiding gedownload en gereageerd op mijn email”. En word de geinteresseerde een lead.
Je gebruikt het om “warme” leads te filteren uit een grote groep volgers.

Installatie & Configuratie

1. Haal de laatste versie van de plugin op.
   1. Doe dat hier : momenteel is versie 1.3. beschikbaar : download my-newsletter-crm.zip
      • Vereist ten minste: WordPress 5.8
      • Getest tot en met: WordPress 6.9.3
      • Vereist ten minste: PHP: 7.4.0
      • Vereist PHP instelling IMAP geactiveerd
   2. Deze versie heeft een verbeterde export en import en ontbrekende vertalingen aangepast.
   3. Lukt het updaten niet ? Deactiveer dan de plugin en activeer de plugin opnieuw, database problemen worden zo ook opgelost indien de update de database heeft veranderd.
2. Ik heb een website, fileposting.com, waar de plugin alleen met een gecodeerde link gedownload kan worden.
   1. Als je de plugin wilt gebruiken, meld je onderaan de pagina aan en zet -update CRM- en dan je naam, dan wordt je van de updates op de hoogte gehouden. Voorbeeld: -update CRM- mijn naam
3. Plugin installeren: Upload de plugin als .zip en activeer deze om de database-tabellen aan te maken.
   1. De eerste keer zal de plugin automatisch de database-tabellen aanmaken.
   2. De daarop volgende keren wordt na de upload gevraagd om de voorgaande versie te vervangen. Eventuele wijzgingen in de database worden dan aangepast.
4. Instellingen: Ga naar My Newsletter CRM -> Instellingen om je afzender gegevens en IMAP-configuratie in te vullen.
5. Email Afzender
   1. Afzender : Bedrijfsnaam of website naam
   2. Email Afzender : emailadres zijn dat je gebruikt om te verzenden
6. IMAP / Reply-to Tracking
   1. IMAP gebruiker : het emailadres waar de lead op kan antwoorden.
   2. Dit wordt gebruikt om de newsletter te volgen en te checken of de email gebounced / geweigerd wordt.
   3. Bij 2 weigeringen wordt de lead voor verdere verzending uitgesloten en volgt een afmelding in het status overzicht. Dit wordt gedaan om het verzendende domein niet te blacklisten als spammer.
   4. IMAP host: meestal mail.domeinnaam.com : Poort 993 (SSL) wordt gebruikt
   5. IMAP wachtwoord : gebruik het wachtwoord van je e-mailaccount.
7. Interface en design
   1. Logo URL: plaats hier de URL van het logo dat je wilt gebruiken als onderschrift.
   2. Dit logo wordt automatisch aangepast tot een stijl met width:300px;height:auto;
   3. Kies de tabelhoogte voor de weergave van de CRM Status, Verzendlijst en Overzicht van het log bestand.
8. Handtekening (HTML)
   • De handtekening wordt automatisch onder elke nieuwsbrief gezet, met daaronder het logo en als laatste regel de mogelijkheid om van de nieuwsbrief af te melden.
   • Hier kun je zelf je onderschrift neerzetten, maar houdt er rekening mee als je meerdere talen hebt, dit niet vertaald wordt, maar de door jou ingevulde taal. Als het voor slechts 1 taal is dan is het geen probleem.
   • Automatisch komt onder je handtekening je gekozen logo.
   • Automatisch komt onder het logo de optie om van de nieuwsbrief af te melden in de taal van de lead.
9. Aanmeldformulier plaatsen
   Bezoekers moeten in je systeem terechtkomen.
   Dit doe je door de shortcode te plaatsen op strategische plekken:
   – In de footer of sidebar of in de beschrijvingen op je website waar mensen informatie willen weten.
   – Onderaan een blogpost: “Wil je meer van dit soort tips?”.
   Gebruik:
   Subscribe
   op een pagina of in een ‘Shortcode’ blok in de WordPress editor.
   De taal van de browser wordt overgenomen, standaard is dat EN (Engels), maar kan ook NL (Nederlands) of ES (Spaans) zijn.

Nieuwsbrief maken

1. Ga in het dashboard naar het submenu Nieuwsbrief maken.
2. De WordPress editor opent zich en stel je nieuwsbrief samen.
3. De nieuwsbrief wordt als email verstuurd !

Ga in het dashboard naar het submenu CRM status.
De taal wordt automatisch de taal van het WordPress administratie paneel.
Dat kan EN, NL of ES zijn. Is het andere taal dan wordt het EN.
Hier kan een overzicht van de lead bewerkt en bewaard worden.
De velden zijn open om meteen bewerkt te worden en onder de Interne notities staat de button op de gegevens te bewaren.

Ga in het dashboard naar het submenu Verzendlijst
De taal wordt automatisch de taal van het WordPress administratie paneel.
Dat kan EN, NL of ES zijn. Is het andere taal dan wordt het EN.

Na een selectie van de nieuwbrief en de selectie van de lead(s) kan de nieuwsbrief verzonden worden.
Houdt er rekening mee dat elke provider zijn limiet heeft, bijvoorbeeld maximaal 50 verzendingen in een keer met een maximum van 200 verzendingen per dag. Dit is om spammeldingen en een blacklist te voorkomen.

Zend alleen nieuwsbrieven naar de leads die zich hebben opgegeven en zich niet afgemeld hebben.

Puntentelling

Het systeem kent punten toe op basis van betrokkenheid.
Een “redelijk aantal punten” hangt af van de interactie, maar een goede richtlijn is de 100-punten grens.

• Openen email levert 10 punten en geeft aan dat een mogelijke interesse is gewekt.
• Een klik op een link in de email levert 15 punten op en men is nieuwsgierig en wil specifiek meer informatie.
• Als er een downloadlink is voor een PDF en het PDF bestand wordt gedownload dan levert dat 20 punten op en wijst erop dat de lead wil weten wat er in de PDF staat (hoge intentie).
• Wanneer er een reactie op de email komt dan levert dat 50 punten op en wijst op een direct contact: dit is een zeer warme lead.

Wanneer actie?

• Bij een score van 75 tot 100 punten is iemand “heet”.
  Dit betekent dat men bijvoorbeeld 3 mails heeft geopend, 2 keer hebben geklikt en een PDF hebben gedownload.
• Bij een score van meer dan 100 punten is iemand bereid verder contact te hebben hetzij via email, telefoon of bezoek.

Zelf actie ondernemen: Hoe doe je dat?

Zodra een lead de drempelwaarde 100 punten of meer heeft bereikt, onderneem je handmatig of semi-geautomatiseerd actie:
Ga naar CRM Status in het menu en je ziet een overzicht van de leads die zich aangemeld hebben voor de nieuwsbrief en de kolommen geven het aantal punten weer en waarvoor men punten heeft gekregen. De totaal score is de optelling van alle scores.

Kolommen kunnen gesorteerd worden waar een sorteer icon is en bij de actieve sorteer kolom verandert de kleur van de koptekst.
Bekijk de lijst: Sorteer je leads in het CRM op de kolom “Score” (hoog naar laag).
Klik op de lead om de details en notities te zien.
Actualiseer de NAW gegevens en de notities.
Beoordeel zelf of je contact zal opnemen.

Persoonlijke opvolging: De ‘Soft Approach’: Stuur een persoonlijke e-mail (geen nieuwsbrief):
“Beste [Naam], ik zag dat je interesse hebt in onze PDF over [Onderwerp]. Kan ik je ergens specifiek mee helpen?”

De ‘Direct Approach’: Pak de telefoon als het telefoonnummer bekend is.
De kans op een positief gesprek is 400% hoger bij iemand die net interactie heeft gehad met je site.

1. Lead Scoring: Automatische puntenoverzicht op basis van: opens (10p), clicks (15p), PDF downloads (20p) en e-mail replies (50p).
2. IMAP Reply Tracking: De plugin scant je inbox op ongelezen berichten van bekende leads en verhoogt hun score direct.
3. Bulk Verzending: Verstuur gepersonaliseerde nieuwsbrieven naar geselecteerde segmenten.
4. Tracking Interceptor: Geavanceerde tracking met ingebouwde veiligheid (base64 URL encryptie & host-validatie).
5. Import/Export: Beheer je leads eenvoudig via CSV-bestanden met automatische hash-generatie.

Gebruik deze shortcodes in de WordPress editor om interactieve elementen te maken:

Tip: Voeg class="button" toe aan de link-shortcode voor een knop-stijl.

De plugin heeft ook zogenaamde ‘Tools’.

• Exporteer leads:
  • Download je volledige lijst met leads naar een CSV-bestand voor gebruik in Excel.
  • In eerste instantie voor een backup van de leads.
  • Voor gebruik in Excel of andere applicatie.
• Import leads:
  • Upload het CSV-bestand van het CRM systeem
  • Uitleg CSV Formaat voor Import:
    • Flamingo Export formaat: Voornaam, Achternaam, Email
    • De import slaat automatisch e-mailadressen over die al in je database staan.
    • Zie de FAQ
• Import leads rechtstreeks uit de data van Flamingo:
  • Indien Flamingo is geinstalleerd dan kan hier rechtstreeks de data ingelezen in het CRM systeem.
  • Flamingo is een plugin van de auteur van Contactform 7 en werkt hiermee samen. Elk contactformulier dat wordt ingediend, heeft een emailadres, een naam en eventueel andere data.
  • Omdat elk Flamingo en Contactform 7 anders is geconfigureerd wordt als unieke identificatie het emailadres gebruikt en andere data in de Interne notities bewaard. De Interne notities zijn beschikbaar als vanuit het CRM Status Overzicht op de naam van de lead geklikt wordt, wat de details van de lead toont en wat bewerkt kan worden.
• Database Opschonen:
  • LET OP: De database wordt hier leeg gemaakt.
  • Voor een frisse start kan hier de database leeg gemaakt worden.
  • Voordat je dat doet, kun je een export doen van je data.
• Database Reparatie:
  • Ten behoeve van de tracking heeft iedere lead zijn eigen unieke identificatie met een zogenaamde tracking-hash.
  • Deze worden aangemaakt bij het aanmelden en importeren.
  • Zijn er toch leads zonder tracking-hash? Gebruik deze knop om ze alsnog te genereren.
• Systeem log:
  • Soms is het nodig te kijken, wat het systeem doet en dat kan hier bekeken worden.

Redirects

In de nieuwsbrieven kunnen links geplaatst zijn die naar een website verwijzen, dat is een redirect.
Redirects zijn alleen toegestaan naar het domein waar de nieuwsbrief vandaan komt.
Ik heb een website, fileposting.com, waar de plugin alleen met een gecodeerde link gedownload kan worden.

AVG/GDPR

De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) – internationaal beter bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation) – is de Europese privacywet die sinds 25 mei 2018 van kracht is.

Hier is de kern in het kort:

• Doel: Het beschermen van de persoonsgegevens van alle inwoners van de EU. Het geeft burgers meer controle over hun eigen data.
• Wat valt eronder: Alle informatie waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden (denk aan namen, e-mailadressen, IP-adressen, medische gegevens of camerabeelden).
• Kernverplichtingen voor organisaties:
  • Transparantie: Mensen moeten weten wat er met hun gegevens gebeurt.
  • Doelbinding: Gegevens mogen alleen verzameld worden voor een specifiek, legitiem doel.
  • Dataminimalisatie: Verzamel niet meer dan strikt noodzakelijk.
  • Beveiliging: Organisaties moeten passende technische en organisatorische maatregelen nemen om data te beschermen.
  • Rechten van betrokkenen: Burgers hebben recht op inzage, correctie, verwijdering (‘recht op vergetelheid’) en dataportabiliteit.

Kortom: het is geen ‘verbod op dataverzameling’, maar een ‘plicht tot zorgvuldige en transparante omgang met data’.

De plugin gebruikt unieke ID-hashes.
Er zijn geen e-mailadressen in tracking-links.

Wanneer een e-mail niet afgeleverd kan worden, stuurt de ontvangende mailserver een automatisch bericht terug (een ‘bounce’ of ‘non-delivery report’). Hier is de betekenis van de termen die je in het onderwerp van deze berichten tegenkomt:

• ‘delivery failure’: Dit is de meest duidelijke omschrijving. Het geeft direct aan dat de server er niet in is geslaagd om het bericht in de mailbox van de ontvanger te bezorgen.
• ‘undelivered’: Dit betekent simpelweg ‘niet afgeleverd’. Dit wordt vaak gebruikt in de statusregel van het bouncebericht om aan te geven dat de poging tot verzending is mislukt.
• ‘returned mail’: Dit is een klassieke melding die aangeeft dat de e-mail is teruggestuurd naar de afzender omdat deze niet kon worden verwerkt of afgeleverd door de ontvangende partij.
• ‘postmaster’: Dit is de naam van de systeemaccount van de ontvangende mailserver. Als je een mail krijgt die afkomstig is van ‘postmaster@domein.nl’, is dit het systeem dat je laat weten dat er iets misging met een mail die naar dat domein werd gestuurd.
• ‘mailer-daemon’: Dit is de automatische ‘boodschapper’ (de daemon) van de mailserver. Het is de technische naam voor het programma op een server dat verantwoordelijk is voor het afhandelen en distribueren van e-mail. Als je een foutmelding ontvangt, is de ‘mailer-daemon’ de afzender die je informeert over de mislukte aflevering.
• ‘failure notice’: Dit is een formele melding (kennisgeving) dat er een technische fout is opgetreden waardoor de e-mail niet kon worden afgeleverd.

Waarom zie je deze woorden? Deze termen worden door verschillende mailservers (zoals Microsoft Exchange, Google Workspace, of eigen servers) gebruikt om je te informeren dat de aflevering niet is gelukt. Meestal staat in de body van de e-mail zelf de specifieke reden, zoals:

Spam/Blocked: De mail is tegengehouden door een spamfilter.
Hard bounce: Het e-mailadres bestaat niet meer.
Soft bounce: De mailbox van de ontvanger zit vol of de server is tijdelijk onbereikbaar.

De bounce scan is om te voorkomen dat de newsletter als spam wordt aangemerkt en op een blacklist wordt gezet.

Als voor de tweede keer een bounce wordt gedetecteerd dan wordt de status van de lead op 0 gezet en kan in de verzendlijst deze lead niet meer geselecteerd worden.

WordPress paneel aangepast

De administrator of webmaster moet dan een rol aanmaken met de naam crm-user.
De administrator voegt dan een gebruiker toe met de rol van crm-user met editor rechten.

In een kantooromgeving is het mogelijk om uitsluitend het CRM systeem in beeld te zien zonder de ballast van de WordPress menu items.

Omdat dit mogelijk te maken moet er plugin geinstalleerd worden die snippets heet, waarmee je functies kunt toevoegen aan WordPress. Zie https://wordpress.org/plugins/code-snippets/

Er zal dan een PHP snippet aangemaakt moeten worden, die dit mogelijk maakt.
Hier volgt voor de code-snippets plugin de snippet “CRM Dashboard”

/**
 * 1. Maak de CRM User rol aan met Editor rechten.
 */
function create_custom_crm_role() {
    // Check of de rol al bestaat, zo niet: maak hem aan
    if (!get_role('crm_user')) {
        $editor_role = get_role('editor');
        add_role('crm_user', 'CRM User', $editor_role->capabilities);

        $role = get_role('crm_user');
        $role->add_cap('manage_options');
    }
}
add_action('init', 'create_custom_crm_role');

/**
 * 2. Pas het menu aan
 */
function restrict_crm_menu_access_force() {
    if (!current_user_can('crm_user') || is_admin() === false) {
        return;
    }

    global $menu;

    // DE ENIGE PAGINA'S DIE MOGEN BLIJVEN:
    $allowed_pages = [
        'profile.php',
        'nwsb-main',
    ];

    // Loop door het menu en verwijder alles wat niet in onze lijst staat
    foreach ($menu as $key => $item) {
        $slug = $item[2];

        // We checken of de slug voorkomt in onze whitelist
        // We vergelijken de slug uit de array met onze allowed_pages
        if (!in_array($slug, $allowed_pages)) {
            remove_menu_page($slug);
        }
    }
}
// We gebruiken 9999 zodat dit als allerlaatste wordt uitgevoerd
add_action('admin_menu', 'restrict_crm_menu_access_force', 9999);

/**
 * Verberg de zwarte Admin Bar aan de bovenkant voor de CRM User rol
 */
// 3. Verwijder specifieke items uit de Admin Bar
add_action('admin_bar_menu', 'remove_admin_bar_items', 999);
function remove_admin_bar_items($wp_admin_bar) {
    if (current_user_can('crm_user')) {
        $wp_admin_bar->remove_node('new-content'); // Verbergt "+ Nieuw"
        $wp_admin_bar->remove_node('wpseo-menu');  // Verbergt Yoast in de balk
        $wp_admin_bar->remove_node('site-name');   // Verbergt de sitenaam
        $wp_admin_bar->remove_node('updates');     // Verbergt updates icoon
	$wp_admin_bar->remove_node('comments');    // Verbergt comments icoon
    }
}

Nadat de snippet is opgeslagen, de CRM gebruiker als crm-user is ingelogd is het dashboard voor het CRM beschikbaar.
De administrator kan uiteraard altijd de volledige menu weergave blijven zien.

Wil je de plugin resetten ?

Wanneer de plugin gedeactiveerd wordt, werkt de plugin niet meer.
Wanneer de plugin opnieuw geactiveerd wordt dan worden de instellingen en database gecheckt.
Indien er problemen waren, is het heel goed mogelijk dat door de reset het opgelost is.

Probleem met emailverzending

Aan te raden is om de plugin WP Mail SMTP te installeren, deze zorgt voor een gevalideerde verzending.
Zie https://wordpress.org/plugins/wp-mail-smtp/

Import van contact formulier

Contact Form 7 (CF7) slaat standaard zelf geen gegevens op in je database (het verstuurt ze alleen via e-mail). Om leads te kunnen exporteren, moet je een extra plugin installeren die deze gegevens eerst “vangt” en opslaat.

Hier is de meest gebruikte en betrouwbare plugin:
1. Flamingo (De Officiële Keuze), gemaakt door de CF7-auteur.
Flamingo is gemaakt door de ontwikkelaar van Contact Form 7 zelf. Het is de meest “schone” oplossing.

1. Hoe het werkt: Zodra je de plugin activeert, verschijnt er een menu-item “Flamingo” in je WordPress dashboard. Alle nieuwe inzendingen worden hier opgeslagen.
2. Export: Je kunt alle berichten eenvoudig exporteren naar een CSV-bestand.
   1. Alleen de voornaam, achternaam en emailadres zijn nodig.
   2. Voornaam en achernaam worden samengevoegd tot naam
3. Voordeel: Volledig gratis en perfecte compatibiliteit.
4. Installatie : download en installeer https://wordpress.org/plugins/flamingo/

Belangrijk om te weten: Deze plugins slaan alleen gegevens op die binnenkomen nadat je de plugin Flamingo hebt geïnstalleerd. Leads die je vóór de installatie via mail hebt ontvangen, kunnen niet met terugwerkende kracht worden opgehaald.

Werkt het in een WordPress multi user (Netwerk) omgeving

Ja, de plugin werkt op de onderliggende websites van de hoofd website.

Bij de IMAP test een wit scherm

Als je in de instellingen alles hebt ingevuld en de instellingen hebt opgeslagen, test dan de IMAP instelling.
Als je dan een een wit scherm krijgt dan is op de server bij de PHP instellingen, de IMAP niet geactiveerd.